Laatste update: juni 2025 | Practical | Excellence in Finance
De vakantieperiode komt eraan – bent u voorbereid?
De zomer staat voor de deur en de vakantieaanvragen stromen binnen. Maar hoe zit het met de wettelijke regels rondom vakantiedagen? Wat zijn uw plichten als werkgever en hoe voorkomt u juridische risico’s? In deze blog leest u alles over opbouw, aanvraag, verval en uitbetaling van vakantiedagen, inclusief de laatste jurisprudentie. Onmisbaar voor iedere ondernemer en HR-professional.
Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen
Elke werknemer heeft recht op vier keer de overeengekomen arbeidsduur aan wettelijke vakantiedagen. Bij een fulltime dienstverband (40 uur) zijn dat 20 dagen per jaar. Veel werkgevers kennen daarnaast bovenwettelijke dagen toe. Deze worden vastgelegd in het contract, cao of personeelsreglement.
Let op: ook tijdens ziekte of zorgverlof blijven werknemers vakantiedagen opbouwen, mits er recht is op loon. Zelfs tijdens non-actiefstelling geldt deze opbouwplicht.
Aanvragen en weigeren van vakantie
Een werknemer dient zelf een verlofverzoek in, vaak schriftelijk en binnen een afgesproken termijn. U moet binnen twee weken reageren. Doet u dat niet, dan geldt de aanvraag automatisch als goedgekeurd.
U mag een aanvraag alleen weigeren bij gewichtige redenen, zoals ernstige verstoring van de bedrijfsvoering. Voorbeelden zijn de aangifteperiode bij een administratiekantoor of een piekseizoen in de horeca. Eerdere afwezigheid (zoals zwangerschapsverlof) mag géén reden zijn voor weigering.
Verval en verjaring van vakantiedagen
Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Bovenwettelijke dagen verjaren na vijf jaar. Uitzondering: als u de werknemer niet duidelijk heeft geïnformeerd of geen mogelijkheid tot opname heeft geboden, blijven de dagen geldig.
Volgens Europese en Nederlandse rechtspraak bent u als werkgever verplicht werknemers schriftelijk te informeren over het verlofsaldo en aankomende vervaldata.
Vakantie tijdens ziekte: hoe werkt het?
- Een zieke werknemer mag met toestemming van de bedrijfsarts vakantie opnemen.
- De werknemer krijgt dan 100% loon, ook als het ziektepercentage normaal lager is.
- Er wordt vakantie opgenomen over het volledige aantal contracturen.
- Wordt een werknemer ziek tijdens vakantie, dan geldt dit niet als verlof – tenzij hij uitdrukkelijk instemt met verrekening.
Bij twijfel over deze regeling is het raadzaam een arts te raadplegen en afspraken vast te leggen in de arbeidsovereenkomst of cao.
Uitbetaling bij einde dienstverband
Bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst moeten alle openstaande vakantiedagen worden uitbetaald. Dit geldt zowel bij ontslag als bij contracten voor bepaalde tijd.
Is er sprake van een negatief verlofsaldo? Dan kunt u dit alleen verrekenen als dat contractueel is vastgelegd. Zorg dus dat u dit vooraf goed regelt in een arbeidsovereenkomst of personeelsbeleid.
Checklist voor een goed verlofbeleid
- Maak onderscheid in de administratie tussen wettelijke en bovenwettelijke dagen.
- Informeer medewerkers regelmatig en schriftelijk over verlofsaldo en vervaldata.
- Leg schriftelijk vast hoe verlof wordt aangevraagd en verwerkt.
- Stel medewerkers tijdig in staat hun dagen op te nemen.
Een goede administratie voorkomt juridische conflicten én zorgt voor rust in uw organisatie.
Hulp nodig bij uw verlof- of personeelsbeleid?
De regels rondom vakantiedagen lijken eenvoudig, maar zijn juridisch gezien vaak complex. Laat u daarom adviseren door een deskundige partij die uw organisatie begrijpt.
Practical | Excellence in Finance ondersteunt werkgevers in het mkb met HR-administratie, loonverwerking en advies op het gebied van arbeidsrecht. Wij zorgen dat uw administratie klopt, risico’s worden beperkt en u compliant bent met actuele wetgeving.