Hoe lang boekhoudkundige gegevens bewaren? Een vraag die wij vaak horen. Als u een onderneming drijft, bent u als ondernemer wettelijk verplicht om een goede administratie op te stellen, regelmatig bij te houden en deze goed bij te houden. Veel ondernemers zien er vaak tegenop, maar een goed georganiseerde administratie kan van cruciaal belang zijn voor een correcte belastingaangifte. Klanten vragen ons vaak: “hoe lang moet u de boekhouding bewaren” en waarom is dat nodig. In deze blogpost leggen we alles uit over het belang van het bijhouden van een boekhouding.
Het belang van het bewaren van bedrijfsdocumenten
Waarom is het bewaren van bedrijfsdocumenten zo belangrijk? Als uw administratie niet compleet is of ondersteunende informatie mist, kan dat vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst kan bijvoorbeeld zelf uw omzet en winst vaststellen en de toepasselijke belastingen hierop berekenen. Als u het als ondernemer niet eens bent met hun beoordeling en in beroep wilt gaan, moet u bewijzen dat hun berekening onjuist is. Dit wordt de ‘omgekeerde bewijslast’ genoemd.
Daarom is het cruciaal dat u een duidelijk (realtime) overzicht heeft van uw administratie. Van al onze klanten houden wij dagelijks een administratie bij. Wij hebben al onze processen zo ingericht dat wij ontbrekende gegevens direct bij de ondernemer opvragen, waardoor wij snel antwoord kunnen geven op vragen van de Belastingdienst.
Zonder duidelijke gegevens over uw aankopen en verkopen kunt u uw aangiften belasting over de toegevoegde waarde (btw) of uw aangifte inkomstenbelasting niet invullen. Bovendien komt u zonder een goede bedrijfsadministratie niet in aanmerking voor voordelige regelingen zoals de BTW kleine ondernemersregeling (KOR) of de investeringsaftrek voor de inkomstenbelasting. Dit onderstreept het belang van het bewaren van uw bedrijfsdocumenten.
Welke documenten moet u bewaren?
Maar welke administratie moet u bijhouden? De overheid heeft voor uw financiële administratie een wettelijke bewaartermijn vastgesteld. Alle (digitale) gegevens die betrekking hebben op uw onderneming maken deel uit van uw administratie. De volgende gegevens moeten worden bewaard:
- Digitaal boekhouden vanuit een softwarepakket
- Bankafschriften (al dan niet digitaal geïmporteerd in uw softwareomgeving)
- Contracten, overeenkomsten en andere regelingen
- Agenda’s en afspraken die zijn gemaakt
- Kasboek en kassabonnen
- Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
- Gegevens over het aantal gereden kilometers met een bedrijfsauto, bijvoorbeeld via een kilometerregistratie.
- Computerprogramma’s en bestanden
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s, software en bestanden. U moet ervoor zorgen dat deze programma’s en bestanden tijdens een audit gebruikt kunnen worden. Het simpelweg bewaren van een bestand in gedrukte vorm voldoet niet aan uw bewaarplicht. Klanten op ons kantoor hebben te allen tijde toegang tot hun digitale dossiers. Indien nodig kunnen we exporten genereren die eenvoudig door de belastingdienst kunnen worden geïmporteerd, en met toestemming van de klant kunnen we een inspecteur toegang verlenen om het auditproces te bespoedigen.
Zeker Online Boekhouden Certificering
Goede boekhoudsoftware helpt u uw administratie op orde te houden en zorgt ervoor dat uw gegevens 7 jaar beschikbaar blijven. Een betrouwbare boekhouding is de basis van een goede bedrijfsvoering en belastingrapportage.
In samenwerking met de overheid is de Zeker-Online certificering voor boekhoudsoftware ontwikkeld. Als kantoor maken wij uitsluitend gebruik van software die deze certificering heeft behaald. Zo weten onze klanten dat de software veilig en betrouwbaar is en geschikt voor het opslaan van de gegevens die de Belastingdienst nodig heeft.
Wettelijke bewaartermijn voor financiële gegevens
De wettelijke bewaartermijn voor financiële administratie is afhankelijk van het soort gegevens:
- Basisgegevens (grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, aan- en verkoopadministratie, loonadministratie, gegevens relevant voor de belastingaanslag van derden): 7 jaar
- Vastgoedgegevens: 10 jaar
- Gegevens over elektronische diensten, radio- en televisie-omroepdiensten en telecommunicatiediensten: 10 jaar
- Overige gegevens: 7 jaar
Practical: Uw fullservice accountantskantoor
Practical is een fullservice accountantskantoor. Wij zijn meer dan bereid om uw boekhoudkundige behoeften uit handen te nemen. Wij zorgen ervoor dat de administratie altijd op tijd wordt verwerkt, gecontroleerd en aangepast, zodat jij jouw kostbare tijd kunt besteden aan het ondernemerschap. Daarnaast bieden wij proactief advies om uw bedrijf te helpen groeien.
Benieuwd hoe u als ondernemer optimaal kunt profiteren van de besproken onderwerpen? Lees verder in onze blogs en ontdek de sleutels tot actueel inzicht en solide financieel beheer waarin we als kantoor meer doen dan alleen de boekhouding. Of het nu gaat om belastingvoordelen, loonadministratie of het optimaliseren van uw boekhouding: wij hebben de inzichten die u nodig heeft. Neem vandaag nog contact op met onze specialisten voor een persoonlijk adviesgesprek. Ontdek hoe wij u kunnen helpen bij het optimaliseren van uw financiële strategieën en het realiseren van relatie inzicht zodat u kunt sturen op feiten in plaats van aannames.
