Een correcte en volledige administratie begint bij een goede aanlevering van documenten. Toch merken wij bij Practical | Excellence in Finance dat klanten soms moeite hebben met het herkennen en oplossen van ontbrekende documenten in hun Yuki-administratie. Gelukkig biedt Yuki handige tools én hebben wij als kantoor een duidelijke werkwijze ontwikkeld om dit proces eenvoudig en efficiënt te maken.
Waarom het belangrijk is om ontbrekende documenten snel op te lossen
Een complete administratie is essentieel voor een correcte btw-aangifte, actuele rapportages en een goede beoordeling van je financiële situatie. Ontbrekende documenten leiden tot openstaande posten, onduidelijkheid over uitgaven en mogelijk zelfs onjuiste belastingaangiftes. Door regelmatig te controleren wat nog ontbreekt, voorkom je verrassingen én extra werk achteraf.
Zo ontdek je wat er ontbreekt
Wij adviseren onze klanten om met regelmaat de module ‘Wat missen we nog?’ in Yuki te raadplegen. In deze module zie je in één oogopslag welke transacties nog gekoppeld moeten worden aan een bonnetje of factuur. Denk bijvoorbeeld aan:
- Banktransacties zonder document
- Inkoopfacturen die niet geleverd zijn
- Ontbrekende verkoopfacturen
- Onvolledige declaraties
Wil je dit visueel leren? Wij hebben een korte tutorial gemaakt waarin we stap voor stap uitleggen hoe je in Yuki ziet wat er nog mist en hoe je dit oplost.
Click here for the English version of the tutorial
Wat als documenten niet aankomen in Yuki?
Het komt soms voor dat je een factuur of bon via e-mail naar Yuki hebt gestuurd, maar deze niet zichtbaar is in het portaal. Dit kan komen doordat e-mails door spamfilters of serverinstellingen worden geblokkeerd. Wij adviseren dan het volgende:
- Upload het document direct in je Yuki-portaal. Dit is de meest zekere manier van aanleveren.
- Stuur een kopie van de betreffende e-mail naar je contactpersoon bij Practical. Alleen met het originele e-mailbericht kunnen wij onderzoeken waarom de informatie niet is aangekomen.
Door dit te doen, kunnen wij snel en gericht actie ondernemen en kijken wat de oorzaak is.
Onze tips voor een slimme en actuele administratie
Om je administratie up-to-date te houden, volgen hier enkele praktische adviezen die wij vanuit onze ervaring aanbevelen:
- Stuur zakelijke PDF-facturen direct door naar het Yuki-mailadres van je administratie.
- Gebruik de Yuki Assistant app om bonnetjes dagelijks of wekelijks te scannen.
- Scan Belastingdienstbrieven en papieren facturen meteen en mail deze naar Yuki.
- Lever elektronische bankbestanden minimaal per kwartaal aan, wanneer een koppeling met de bank ontbreekt.
Belangrijke aandachtspunten bij het aanleveren
- Eerst documenten, dan banktransacties. Dit maakt de verwerking eenvoudiger en vermindert openstaande posten.
- Per administratie aanleveren. Werk je met meerdere bv’s of administraties? Zorg dan dat je documenten gesorteerd per administratie aanlevert.
- Per type document. Begin met verkoopfacturen, dan inkoopfacturen, vervolgens bonnetjes en tot slot bankbestanden.
- Eén factuur per PDF. Voeg meerbladige facturen samen tot één PDF. Yuki kan achteraf geen pagina’s opsplitsen.
Slim omgaan met bonnetjes
Werk je met veel bonnetjes? Dan loont het om deze te verzamelen per soort (zoals brandstof of lunch) en op een verzamelstaat in te dienen. Deze moet voorzien zijn van datum, bedrag, btw en totaal. Wij kunnen je standaardformulieren aanleveren om dit proces gemakkelijker te maken.
Tot slot
Het goed aanleveren van documenten is de basis van een sterke administratie. Wij denken proactief met je mee en bieden ondersteuning waar nodig. Heb je vragen, wil je onze tutorial ontvangen of twijfel je of je administratie compleet is? Neem dan contact op met jouw contactpersoon bij Practical. Samen zorgen we ervoor dat je administratie altijd op orde is.
Vragen of hulp nodig?
Neem contact met ons op via info@practical.nl of bel +31 (0)88 011 40 00. Wij helpen je graag verder.
