Wanneer moet u de jaarrekening indienen?

Het opstellen van jaarlijkse financiële overzichten is een verplichte vereiste voor elke Nederlandse rechtspersoon. Naarmate het jaar ten einde loopt, eindigt ook het boekjaar voor veel bedrijven. Met alle gegevens en informatie die gedurende het jaar zijn verzameld, is het tijd om de jaarlijkse financiële overzichten op te stellen. Dankzij onze maandelijkse financiële besprekingen met klanten hebben we doorgaans de jaarlijkse financiële overzichten klaar voor onze klanten in januari. Deze financiële rapporten zijn cruciaal, omdat ze inzicht geven in hoe ondernemers hun boekjaar hebben afgesloten. Maar wanneer moet u deze jaarlijkse financiële overzichten indienen? Laten we dieper op de details ingaan.

Hoewel onze klanten real-time toegang hebben tot financiële gegevens, blijft het opstellen van jaarlijkse financiële overzichten een essentieel onderdeel van onze dienstverlening. Deze overzichten dienen als officiële documenten voor verschillende entiteiten, waaronder de belastingdienst, de Kamer van Koophandel (Kamer van Koophandel of KVK) en banken bij het aanvragen van financiering of bij overweging van bedrijfsvoertuigen zoals een leaseauto.

Onderdelen van Jaarlijkse jaarrekening

Officiële jaarlijkse financiële overzichten tonen voornamelijk de prestaties van een bedrijf, met een sterke focus op de financiële aspecten ervan. De inhoud van deze overzichten hangt af van de omvang van uw bedrijf. De KVK classificeert bedrijven in vier categorieën op basis van drie criteria: totale activa, netto-omzet en het gemiddelde aantal werknemers. Deze categorieën zijn micro-, kleine, middelgrote en grote bedrijven. Ongeacht de categorie moeten jaarlijkse financiële overzichten voor alle bedrijven een balans met toelichtende noten en de resultatenrekening voor het betreffende jaar bevatten.

Voor middelgrote en grote bedrijven omvatten aanvullende elementen een managementverslag van de raad van bestuur van het bedrijf en, cruciaal, een accountantsverklaring bij de jaarlijkse financiële overzichten. Dit accountantsverslag is verplicht als uw bedrijf gedurende twee opeenvolgende jaren aan twee van de volgende drie criteria voldoet:

• Een jaarlijkse omzet van meer dan €12 miljoen
• Een balanstotaal van meer dan €6 miljoen
• Meer dan vijftig voltijds-equivalente werknemers

Als uw bedrijf niet aan deze criteria voldoet, heeft u de mogelijkheid om de jaarlijkse financiële overzichten zelf op te stellen of via een accountant. Houd er rekening mee dat de jaarlijkse financiële overzichten zeven jaar moeten worden bewaard voor belastingdoeleinden en moeten voldoen aan de wettelijke vereisten van de belastingdienst, wat het raadzaam maakt om een accountant deze taak te laten uitvoeren.

Klanten bij Practical ontvangen automatisch jaarlijkse financiële overzichten, omdat ons team continu de financiën van klanten bewaakt en gedurende het jaar feedback geeft.

Wie moet jaarlijkse financiële overzichten indienen?

Het bepalen welke bedrijfseigenaren verplicht zijn om hun jaarlijkse financiële overzichten bij de KVK in te dienen, kan verwarrend zijn. In deze blog zullen we verduidelijken welke ondernemers verplicht zijn om hun jaarlijkse financiële overzichten in te dienen, aangezien deze verplichting wordt beheerst door de wet- en regelgeving zoals gespecificeerd in Titel 9 van het Nederlandse Burgerlijk Wetboek.

De volgende rechtspersonen zijn verplicht om hun jaarlijkse financiële overzichten in te dienen:

• Besloten Vennootschap (BV)
• Naamloze Vennootschap (NV)
• Coöperatie
• Onderlinge Waarborgmaatschappij (Maatschap)
• Banken
• Vennootschap onder Firma (VOF) en Commanditaire Vennootschap (CV) waar alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn.
• Formele buitenlandse onderneming
• Verenigingen en stichtingen met een zakelijke activiteit die gedurende twee opeenvolgende boekjaren een minimumjaaromzet van €4,4 miljoen genereren.
• Buitenlandse rechtspersonen met filialen in Nederland die ook verplicht zijn jaarlijkse financiële overzichten in hun eigen land te publiceren. Zij moeten jaarlijkse financiële overzichten indienen die overeenkomen met die in hun eigen land.
• Bedrijven die onder de Wet op de Formele Buitenlandse Vennootschappen vallen. Zij moeten twee sets jaarlijkse financiële overzichten indienen: één volgens de Nederlandse voorschriften en één volgens de voorschriften van hun eigen land.

Veel “kleinere” ondernemers en natuurlijke personen, zoals eenmanszaken (Eenmanszaak) en zelfstandige professionals (ZZP’ers), zijn vrijgesteld van de verplichting om jaarlijkse financiële overzichten in te dienen.

Voor rechtspersonen zoals BV’s is het indienen van jaarlijkse financiële overzichten verplicht volgens het Nederlandse recht. Een van de belangrijkste redenen is om financiële transparantie te waarborgen voor iedereen die interesse heeft in het bedrijf, inclusief belanghebbenden en potentiële investeerders.

Aanvullende informatie over jaarlijkse financiële overzichten

De inhoud van jaarlijkse financiële overzichten varieert op basis van het type en de omvang van het bedrijf. Elke rechtspersoon die verplicht is jaarlijkse financiële overzichten in te dienen, moet minimaal een balans en toelichtende noten opnemen. Middelgrote en grote rechtspersonen moeten ook een resultatenrekening opnemen. Kleinere rechtspersonen hebben doorgaans eenvoudigere vereisten, waarbij ze meestal alleen het aantal werknemers en details over hoe de balans is opgesteld moeten aangeven.

Grotere rechtspersonen moeten meer uitgebreide informatie verstrekken, zoals beloning van het bestuur, in de toelichtende noten. Bovendien zijn zij verplicht om een managementverslag en een accountantsverklaring op te nemen.

Fiscale Financiële Overzichten versus Commerciële Financiële Overzichten

Naast commerciële financiële overzichten zijn er fiscale financiële overzichten, die een extra laag complexiteit toevoegen. Fiscale financiële overzichten zijn uitsluitend bedoeld voor belastingautoriteiten en hebben als doel de belastbare winst van een bedrijf te berekenen. Om de belastbare winst te minimaliseren, nemen ondernemers vaak items zoals afschrijvingen en investeringen op in hun fiscale financiële overzichten. Deze worden echter niet weergegeven in de “normale” of commerciële financiële overzichten, die zich richten op het bieden van een zakelijk perspectief zonder rekening te houden met fiscale voordelen. Commerciële financiële overzichten worden doorgaans gebruikt voor (her)financiering of de verkoop van een bedrijf.

Wanneer een accountant een fiscaal financieel overzicht samen met een regulier financieel overzicht verstrekt, is het belangrijkste verschil tussen de twee vaak de aanwezigheid van “stille reserves.” Deze reserves kunnen onder meer ongerealiseerde waardestijgingen van bedrijfseigendommen, machines of voorraad omvatten. Bijvoorbeeld, als het balans van een bedrijf een activum van €400.000 (na afschrijving) laat zien met een werkelijke marktwaarde van €1.000.000, bedraagt de stille reserve €600.000. Deze aanvullende waarde zal worden belast bij verkoop.

Hoe jaarlijkse financiële overzichten in te dienen

Ondernemers hebben verschillende opties voor het indienen van hun jaarlijkse financiële overzichten, afhankelijk van factoren zoals de omvang van het bedrijf. Voor micro- en kleine bedrijven zijn er drie manieren om jaarlijkse financiële overzichten in te dienen:

1. Online via de zelfindieningsservice op de KVK-website: Met deze optie kunt u zelfstandig uw jaarlijkse financiële overzichten online indienen.
2. Via uw financiële tussenpersoon of accountant: Het voorbereiden en/of indienen van jaarlijkse financiële overzichten kan worden gedelegeerd aan uw accountant of financiële tussenpersoon, die ze kan indienen met behulp van Standard Business Reporting (SBR).
3. Met behulp van uw boekhoudsoftware (via SBR): De meeste boekhoudsoftwareprogramma’s ondersteunen de digitale indiening van jaarlijkse financiële overzichten via SBR. Om deze methode te gebruiken, heeft u zowel de software als een PKIoverheid-dienstcertificaat nodig om uw jaarlijkse financiële overzichten via Digipoort in te dienen.

Veel ondernemers zijn ten onrechte van mening dat de Kamer van Koophandel een secundaire beoordeling uitvoert van de ingediende jaarlijkse financiële overzichten. Dit is echter niet het geval. Na het indienen verifieert de Kamer van Koophandel niet de inhoud van de ingediende jaarlijkse financiële overzichten. Ondernemers

Conclusie

Benieuwd hoe u als ondernemer optimaal kunt profiteren van de besproken onderwerpen? Lees verder in onze blogs en ontdek de sleutels tot actueel inzicht en solide financieel beheer waarin we als kantoor meer doen dan alleen de boekhouding. Of het nu gaat om belastingvoordelen, loonadministratie of het optimaliseren van uw boekhouding: wij hebben de inzichten die u nodig heeft. Neem vandaag nog contact op met onze specialisten voor een persoonlijk adviesgesprek. Ontdek hoe wij u kunnen helpen bij het optimaliseren van uw financiële strategieën en het realiseren van relatie inzicht zodat u kunt sturen op feiten in plaats van aannames.