Op het gebied van autobezit heeft u de mogelijkheid om een voertuig te leasen voor persoonlijk of zakelijk gebruik. Als het om uw bedrijf gaat, kunt u ervoor kiezen om het voertuig op bedrijfsnaam te zetten of uw privéauto voor zakelijke doeleinden te gebruiken. U kunt ook denken aan een bedrijfsauto met grijs kenteken. Maar let op: de keuze voor zakelijk gebruik kan gevolgen hebben voor de inkomstenbelasting en BTW. Laten we deze complexiteiten ontrafelen en begrijpen wat ze voor u betekenen.
Auto geregistreerd onder het bedrijf
Wanneer u een auto onder uw bedrijf registreert, betekent dit dat het bedrijf eigenaar is van het voertuig. Als u deze zakelijke auto ook om persoonlijke redenen gaat gebruiken, komt u wel eens iets tegen dat ‘bijtelling’ heet.
In het geval van een BV (Besloten Vennootschap) neemt de entiteit het eigendom en de verantwoordelijkheid voor de auto over. Bij een eenmanszaak of VOG (Vennootschap onder Firma) kun je het eigendom echter niet scheiden van de eigenaren. In dergelijke gevallen staat de auto altijd op uw naam, maar is het nog steeds mogelijk om hem fiscaal aan te merken als bedrijfsmiddel.
Sommige voertuigen, zoals waterstof- of elektrische auto’s, kunnen in aanmerking komen voor milieu-investeringsaftrek.
Particulier een auto kopen
Wanneer u een auto aanschaft voor privégebruik, staat deze op uw naam geregistreerd. Bij zakelijke reizen kunt u de gereden kilometers declareren als zakelijke kosten. U kunt uzelf zelfs een belastingvrije vergoeding van € 0,23 per kilometer uitbetalen, die binnen uw bedrijf fiscaal aftrekbaar is.
Inkomstenbelasting en BTW-overwegingen
De beslissing om een auto zakelijk of privé te gebruiken heeft gevolgen voor zowel de inkomstenbelasting (particulier) als de BTW-voordelen (zakelijk). Het is van cruciaal belang dat u duidelijke documentatie in uw administratie bijhoudt, waaruit blijkt welke keuze u heeft gemaakt en onder welke belastingcategorie u valt.
Houd er rekening mee dat als u met uw auto 500 kilometer of minder privé rijdt, dit voor de inkomstenbelasting als bedrijfsmiddel moet worden beschouwd.
Een auto gebruiken voor zowel persoonlijk als zakelijk gebruik: de gevolgen
Wanneer u privé een auto bezit, is het heel goed mogelijk om deze ook zakelijk te gebruiken. In dit scenario kunt u elke zakelijk gereden kilometer belastingvrije vergoeding aangeven, tot een maximum van € 0,23 per kilometer. Woon-werkverkeer wordt bijvoorbeeld al als zakelijk gebruik beschouwd. Deze vergoeding is fiscaal aftrekbaar van uw winst, waardoor het totale belastbare inkomen daalt. Andere uitgaven zoals onderhoud, parkeren, schoonmaak en benzine zijn echter niet fiscaal aftrekbaar.
De BTW die u betaalt bij de aanschaf van een auto voor privégebruik kunt u niet recupereren. Toch kunt u, als u de auto geheel zakelijk gebruikt, de BTW over onderhouds- en exploitatiekosten (zoals brandstof) aftrekken, op basis van het percentage zakelijk gebruik. Houd er rekening mee dat als het om brandstof gaat, deze moet worden betaald met een door het bedrijf geregistreerde kaart om een correcte facturering voor belastingdoeleinden te vergemakkelijken. Verschillende aanbieders in Nederland bieden deze dienst aan, waardoor u een duidelijke factuur ontvangt voor de Belastingdienst.
Voorbeeld: Stel dat er reparatiekosten zijn voor uw auto met € 100,- aan btw. In dit geval is alleen het deel dat overeenkomt met het zakelijk gebruik van de auto aftrekbaar.
Als de auto voor 60% zakelijk en voor 40% privé wordt gebruikt, kunt u bij uw btw-aangifte slechts 60% van de BTW aftrekken. Aan het einde van het jaar wordt uw daadwerkelijke zakelijke gebruikspercentage echter bepaald op basis van uw reisgegevens. U moet dan een correctie aanbrengen in de definitieve btw-aangifte van dat jaar, ook wel de ‘aanvullende aangifte’ genoemd.
Een reislogboek bijhouden
Om aan te tonen hoeveel zakelijke kilometers u werkelijk heeft gereden, is het bijhouden van een reislogboek essentieel. Dit logboek heeft een tweeledig doel: het berekenen van de kilometervergoeding voor de inkomstenbelasting en het declareren van de kosten in uw BTW-aangifte. We raden u aan een geautomatiseerd systeem te gebruiken om uw reizen vast te leggen en uw gegevens effectief te beheren, zodat nauwkeurigheid tijdens mogelijke belastingcontroles wordt gegarandeerd.
De implicaties van het bezit van bedrijfsvoertuigen
Laten we eens kijken naar de fiscale gevolgen van het houden van een auto voor zakelijk gebruik en mogelijk privégebruik.
Inkomstenbelasting
- Bijtelling: Als u de auto voor privédoeleinden gebruikt (meer dan 500 kilometer op jaarbasis), moet u een percentage van de cataloguswaarde van de auto meetellen in uw belastbaar inkomen. Dit heet bijtelling en over deze extra inkomsten moet u inkomstenbelasting betalen. Het bijtellingstarief is afhankelijk van het type auto. In de meeste gevallen bedraagt dit 22% van de cataloguswaarde. Voor elektrische auto’s geldt echter een verlaagd bijtellingspercentage van 12% over het bedrag tot € 40.000 in 2021, en 16% vanaf 2022, terwijl het restant 22% bedraagt. Oudere auto’s (15 jaar of ouder) volgen een andere regel: je betaalt 35% van hun dagwaarde als bijtelling.
Kostenaftrek: Alle kosten die verband houden met uw auto zijn fiscaal aftrekbaar, inclusief parkeerkosten, brandstofkosten en motorrijtuigenbelasting (exclusief boetes). Bovendien kunt u de waarde van de auto in de loop van de tijd afschrijven.
Btw op privéautogebruik
- Als u uw auto voornamelijk zakelijk gebruikt (meer dan 50%), kunt u voor de btw de btw op de kosten aftrekken naar het percentage zakelijk gebruik. Bij aanschaf van een auto voor de zaak is de BTW over de aankoopprijs ook aftrekbaar. Deze regel geldt echter niet als u een bestaande auto aan het bedrijf overdraagt. Voor brandstofkosten is het essentieel om te betalen met een bedrijfsgeregistreerde kaart om een correcte factuur voor de belastingdienst te ontvangen. Verschillende aanbieders in Nederland bieden deze dienst aan, waardoor nauwkeurige documentatie wordt gewaarborgd.
Lease-opties
Leasen kent verschillende vormen, elk met gevolgen voor uw bedrijfsmiddelen.
Operationele lease
De meest voorkomende vorm van autoleasing is operationele lease. U betaalt maandelijks een bedrag aan de leasemaatschappij en aan het einde van de leasetermijn krijgt u de auto weer terug. In dit scenario blijft de auto privé en is deze niet aan uw bedrijf gekoppeld. U kunt dus niet afschrijven (de aankoopprijs is niet fiscaal aftrekbaar) en geen aanspraak maken op investeringsaftrek. U moet echter nog steeds een beslissing nemen over de inkomstenbelasting- en btw-aspecten, zoals eerder uitgelegd.
Financial Lease
Met financiële lease neemt u de risico’s van onderhoudskosten over. Aan het einde van de leasetermijn (doorgaans 4 tot 5 jaar) betaalt u een restbedrag om eigenaar van de auto te worden. Het is vergelijkbaar met het kopen van een auto met een lening. De auto wordt in dit geval gezien als bedrijfsmiddel en komt op uw balans terecht. U kunt het afschrijven en eventueel investeringsaftrek claimen. U moet nog steeds beslissen over de inkomstenbelasting- en BTW-aspecten, net als bij operationele lease.
Kiezen tussen zakelijk en particulier voor de inkomstenbelasting
De beslissing om een auto op uw persoonlijke of zakelijke naam te houden (voor de inkomstenbelasting) hangt vooral af van de verhouding tussen zakelijke en privékilometers die u rijdt, de werkelijke kosten van de auto en het geldende bijtellingstarief.
Heeft u veel zakelijke kilometers (ten opzichte van privé) en rijdt u in een goedkopere auto (lagere kilometerprijs), dan kan het voordelig zijn om de auto privé op uw naam te houden. U kunt dan € 0,23 per zakelijke kilometer declareren als kostenaftrek.
Is uw auto echter aanzienlijk duurder dan € 0,23 per kilometer, dan kunt u overwegen deze op uw bedrijfsnaam te houden. Als u de auto ook voor privédoeleinden gebruikt, moet u in dat geval bijtelling betalen.
Bijtelling kan kostbaar zijn, dus weeg de voor- en nadelen zorgvuldig af. Bij oudere auto’s is het antwoord vaak “nee”, aangezien de bijtelling wordt berekend op basis van de cataloguswaarde (de originele prijs). In dergelijke gevallen is het over het algemeen gunstiger om de auto privé te houden, tenzij deze ouder is dan 15 jaar. De Kamer van Koophandel (KVK) biedt een handige calculator om verschillende scenario’s door te rekenen.
Als u deze beslissingen intimiderend vindt, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze medewerkers. Zij kunnen u begeleiden en helpen bij het maken van de juiste keuze tussen privé- en zakelijk autogebruik.
Benieuwd hoe u als ondernemer optimaal kunt profiteren van de besproken onderwerpen? Lees verder in onze blogs en ontdek de sleutels tot actueel inzicht en solide financieel beheer waarin we als kantoor meer doen dan alleen de boekhouding. Of het nu gaat om belastingvoordelen, loonadministratie of het optimaliseren van uw boekhouding: wij hebben de inzichten die u nodig heeft. Neem vandaag nog contact op met onze specialisten voor een persoonlijk adviesgesprek. Ontdek hoe wij u kunnen helpen bij het optimaliseren van uw financiële strategieën en het realiseren van relatie inzicht zodat u kunt sturen op feiten in plaats van aannames.. . .
