Digitalisering heeft het financiële beheer voor veel bedrijven drastisch verbeterd. Door gebruik te maken van een online boekhoudsysteem is het mogelijk om real-time inzicht te krijgen in je administratie, facturen eenvoudig te verwerken en efficiënt te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Maar wat als de stroom uitvalt, internet niet beschikbaar is of er zich een calamiteit voordoet? Hoe zorg je ervoor dat je boekhouding blijft functioneren en je financiële processen niet stagneren?
Bij Practical | Excellence in Finance begrijpen we de uitdagingen van moderne ondernemers. We werken dagelijks met het betrouwbare boekhoudplatform Yuki om onze klanten in Amsterdam, Rotterdam en Eindhoven te voorzien van real-time informatie. Dit stelt ondernemers in staat om beslissingen te nemen op basis van feiten.
De risico’s van stroomstoringen of calamiteiten
Wanneer je afhankelijk bent van online accounting, kunnen onverwachte situaties zoals een stroomuitval grote gevolgen hebben. Hier zijn de belangrijkste risico’s:
- Geen toegang tot je administratie
Een internet- of stroomstoring kan betekenen dat je tijdelijk geen toegang hebt tot je administratie. Dit kan problematisch zijn bij het uitvoeren van belangrijke taken zoals het verwerken van facturen, het doen van betalingen of het indienen van belastingaangiftes. - Verlies van belangrijke financiële gegevens
Hoewel platforms zoals Yuki regelmatig automatische back-ups maken, kan een storing in de cloudprovider of boekhoudsoftware leiden tot tijdelijk of permanent verlies van belangrijke gegevens, zoals belastingdocumenten en financiële rapporten. - Vertraging in salarisadministratie en betalingen
Salarisadministratie is een cruciaal proces dat tijdig uitgevoerd moet worden. Een verstoring kan zorgen voor betalingsproblemen, wat gevolgen heeft voor de motivatie van medewerkers en de reputatie van je bedrijf. - Cyberdreigingen tijdens chaos
Tijdens calamiteiten kunnen hackers profiteren van de situatie. Slecht beveiligde boekhoudsystemen zijn extra vatbaar voor ransomware of phishing-aanvallen, wat kan leiden tot financiële schade en reputatieverlies. - Boetes en juridische consequenties
Het niet tijdig indienen van belastingaangiftes kan leiden tot boetes van de Belastingdienst. Het ontbreken van een goed georganiseerde administratie kan bovendien extra controles en sancties veroorzaken.
Hoe bereid je je voor op een storing of calamiteit?
Gelukkig kun je de risico’s van onverwachte storingen beperken door vooruit te plannen. Hier zijn enkele essentiële stappen:
1. Kies voor een betrouwbare boekhoudpartner
Bij Practical maken we gebruik van Yuki, een innovatief boekhoudplatform dat speciaal is ontworpen voor accountantskantoren en bedrijven. Met Yuki beschik je over een geautomatiseerd systeem dat je administratie eenvoudig maakt en back-ups veilig opslaat in de cloud. Hierdoor blijven je gegevens beschermd, zelfs tijdens een storing. Ontdek meer over onze boekhouding en accounting diensten.
2. Maak lokale back-ups van belangrijke documenten
Hoewel een cloudoplossing handig is, raden we aan om belangrijke documenten zoals belastingaangiftes, contracten en jaarrekeningen lokaal op te slaan. Gebruik een externe harde schijf of beveiligde USB-stick en werk deze regelmatig bij.
3. Stel een noodplan op voor je administratie
Een goed noodplan helpt je om snel te schakelen bij onverwachte situaties. Dit plan kan bestaan uit:
- Een lijst met contactgegevens van je boekhouder en softwareleverancier.
- Instructies over alternatieve methoden om facturen en betalingen te verwerken.
- Voorbereide communicatiesjablonen om klanten en medewerkers snel te informeren over vertragingen.
4. Zorg voor een sterke beveiliging van je boekhoudsysteem
Beveilig je administratie met sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie. Overweeg ook een cyberverzekering om eventuele risico’s te beperken.
5. Maak gebruik van proactief financieel advies
Een goed georganiseerde administratie stelt je in staat om te anticiperen op financiële uitdagingen. Onze experts bieden financieel advies om je bedrijf optimaal voor te bereiden op de toekomst.
Hoe wij ondernemers helpen
Bij Practical bieden we een breed scala aan diensten, waaronder:
- Boekhouding en accounting: Met Yuki heb je altijd real-time inzicht in je administratie.
- Belastingadvies: Onze experts zorgen ervoor dat je optimaal profiteert van fiscale voordelen.
- Salarisadministratie: Wij zorgen ervoor dat alle salarissen tijdig en correct worden uitbetaald.
Bekijk onze klantcases om te zien hoe wij ondernemers ondersteunen. Onze klanten waarderen onze transparantie en persoonlijke aanpak. Bekijk ook deze video waarin onze klanten hun ervaringen delen:
Meer informatie?
Wil je ontdekken hoe je je administratie beter kunt organiseren en tegelijkertijd kosten kunt besparen? Vraag dan een vrijblijvende offerte aan en ontdek hoe wij je kunnen helpen met maatwerkoplossingen.
Of wilt u weten hoe Practical u kan helpen om uw administratie beter te organiseren en proactief financieel advies te geven? Vraag dan een vrijblijvende offerte aan en ontdek wat wij voor uw onderneming kunnen betekenen. Samen zorgen we ervoor dat u klaar bent voor de toekomst! Neem vandaag nog contact op en ontdek de voordelen van onze maatwerkoplossingen voor uw bedrijf!
